Privacy en AI-gebruik

1. Wie is verantwoordelijk

Vitalhoef, handelend onder de naam CVoordeel, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94084823, gevestigd aan de Houtmolenstraat 36, 4105 XK Culemborg. Vragen over je gegevens: info@cvoordeel.nl.

2. Welke gegevens we verwerken

Wat je zelf invoert: de tekst van je CV, de vacaturetekst, je antwoorden op de vragen en je bewerkingen in de werkplaats. Een geüpload PDF- of Word-bestand (.docx) lezen we uit en verwijderen we direct; we bewaren alleen de tekst.

Een foto bij je CV is optioneel. Upload je er een, dan verkleinen we hem tot maximaal 600 bij 600 pixels, snijden we hem vierkant bij en verwijderen we de metadata, zoals het tijdstip en de locatie waarop de foto is gemaakt. De foto staat in een afgeschermde opslag die alleen via jouw sessie bereikbaar is; er bestaat geen openbare link. De Word-export bevat de foto niet.

Maak je een CV vanaf nul, dan bewaart je browser je antwoorden tijdens het invullen lokaal, zodat je later verder kunt. Die antwoorden bereiken ons pas als je op ‘Stel mijn CV op’ klikt. Een LinkedIn-tekst of oud CV dat je daarbij plakt of uploadt, gebruiken we alleen als bron en bewaren we niet apart. Zonder pas tonen we het resultaat als afbeelding met watermerk; die afbeelding maken we per bezoek en bewaren we niet.

Bij de gratis ATS-check controleren we de tekst van je CV op leesbaarheid voor sollicitatiesystemen. We bewaren het bestand, de tekst en de uitkomst niet. Kies je daarna voor een analyse, dan geeft je browser de tekst door aan het analyseformulier, zonder tussenkomst van onze servers.

Bij de gespreksvoorbereiding bewaren we de vragen en modelantwoorden, de antwoorden die je zelf typt en het commentaar daarop, bij de analyse.

Wat we daaruit maken: de analyse, het aangepaste CV, de sollicitatiebrief, de gespreksvoorbereiding en de weergaven daarvan, in het Nederlands of het Engels. Een PDF of Word-bestand dat je downloadt, ook het analyserapport, bewaren we niet.

Bij een aankoop: je e-mailadres, je adres en, als je die invult, je bedrijfsnaam en btw-nummer voor op de factuur, het type pas, het bedrag, het tijdstip waarop je afzag van de bedenktijd, en een verwijzing naar de betaling bij onze betaaldienst. Je bank- of kaartgegevens zien wij nooit; die verwerkt Stripe.

Bij inloggen: je e-mailadres, en als je met Google inlogt ook je naam zoals Google die doorgeeft. We vragen Google niets anders.

Technisch: een sessiecookie waarmee we je analyses aan jouw browser koppelen, en serverlogboeken met foutmeldingen zonder persoonsgegevens. Om misbruik te voorkomen tellen we per IP-adres en per sessie hoeveel AI-aanvragen er per uur worden gedaan; het IP-adres bewaren we daarvoor hooguit 24 uur.

Van elke aanvraag aan het taalmodel registreren we het onderdeel (bijvoorbeeld analyse of brief), het aantal verwerkte tokens en de geschatte kosten, gekoppeld aan je sessie of account. Daarmee bewaken we kosten en passen we de grens voor redelijk gebruik toe. De inhoud van je CV of vacature staat daar niet in.

Gebruik van de site meten we met Vercel Web Analytics: paginaweergaven en enkele gebeurtenissen, zoals ‘analyse gestart’ of ‘pas gekocht’. Dat gebeurt zonder cookies en zonder persoonsgegevens; je bent daarin niet individueel herkenbaar.

3. Waarvoor en op welke grond

Om de dienst te leveren die je vraagt: de analyse maken, je CV aanpassen, je werk bewaren en de PDF leveren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG).

Om betalingen af te handelen en aan onze administratieplicht te voldoen. Grondslag: overeenkomst en wettelijke verplichting.

Om misbruik te voorkomen en de dienst te beveiligen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

We gebruiken je gegevens niet voor advertenties, verkopen ze niet en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen.

4. Hoe we AI gebruiken

De analyse, de herschrijving, de sollicitatiebrief, het CV dat je vanaf nul laat opstellen, het oordeel over de formulering bij de ATS-check en de gespreksvoorbereiding worden gemaakt door een taalmodel van Anthropic (Claude). We sturen daarvoor de tekst die je invoert naar Anthropic: je CV, de vacature, je antwoorden, je eigen motivatie, een LinkedIn-tekst en je eigen gespreksantwoorden. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om modellen te trainen en bewaart ze beperkt voor misbruikdetectie, volgens hun verwerkersvoorwaarden.

Het model krijgt de instructie om niets te verzinnen: alles in het aangepaste CV moet terug te voeren zijn op je eigen CV of je eigen antwoorden. Onzekere punten worden als vraag aan jou voorgelegd. Toch blijft het een model: controleer je CV altijd zelf voordat je het verstuurt. De punten die aandacht vragen, zetten we voor je op een rij.

Een CV of brief die je bij ons maakt, is met hulp van AI geschreven. Of je dat bij een sollicitatie vermeldt, is je eigen keuze; wij raden aan om er open over te zijn als ernaar gevraagd wordt.

5. Inloggen met Google

Kies je voor inloggen met Google, dan vraagt CVoordeel aan Google alleen je e-mailadres en de naam van je Google-account. We gebruiken die uitsluitend om je account te herkennen en je analyses, aangepaste CV’s en pas aan jou te koppelen. We lezen geen e-mail, agenda, contacten of andere Google-gegevens, en we delen de ontvangen gegevens niet met derden; alleen onze verwerkers uit artikel 6 zien ze om de dienst te leveren. Je kunt de koppeling op elk moment intrekken via je Google-account (Beveiliging, Verbindingen met apps en services); je kunt daarna nog inloggen met een e-maillink. Je account en gegevens verwijderen kan zelf, op je accountpagina.

6. Coachpas en gegevens van cliënten

Met een coachpas beheer je CV’s en vacatures van meerdere cliënten in één account. Voor de gegevens van je cliënten ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker: je zorgt zelf voor een grondslag, meestal de opdracht of toestemming van je cliënt, en je informeert je cliënt over het gebruik van CVoordeel. Op verzoek sluiten we een verwerkersovereenkomst; mail daarvoor naar info@cvoordeel.nl. Gegevens van cliënten vallen onder dezelfde bewaartermijnen en worden verwijderd als je je account verwijdert.

7. Wie je gegevens nog meer verwerkt

Anthropic (Verenigde Staten) voor de analyse en herschrijving, onder het EU-VS Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen. Supabase (database, inloggen en afgeschermde opslag voor foto’s en back-ups, regio Frankfurt, EU). Google (alleen als je kiest voor inloggen met Google; Google ziet dan dat je bij ons inlogt). Stripe (betalingen, Ierland/VS). Vercel (hosting en gebruiksstatistieken zonder cookies). Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst of gelden hun verwerkersvoorwaarden.

8. Hoe lang we bewaren

Analyses, CV-teksten, aangepaste CV’s, brieven, foto’s en gespreksvoorbereidingen: 30 dagen na het aanmaken van de analyse of het CV. Daarna verwijderen we ze automatisch, inclusief de tekst van je CV.

Back-ups: dagelijks maken we een kopie van de database in een afgeschermde opslag. Die kopieën bewaren we 14 dagen en gebruiken we alleen om de dienst na een storing te herstellen. Gegevens die je verwijdert, kunnen daardoor nog hooguit 14 dagen in een back-up staan.

Betaalgegevens en facturen: 7 jaar, zoals de Belastingdienst voorschrijft. Je e-mailadres bewaren we zolang je account bestaat. De registratie van AI-aanvragen wordt losgekoppeld van je account als je dat verwijdert.

9. Cookies

We gebruiken alleen functionele cookies: de sessie waarmee je analyses aan je browser gekoppeld zijn, tijdens het inloggen kort een hulpcookie om je werk aan je account te koppelen, en met een coachpas een cookie die onthoudt welke cliënt je hebt gekozen. Je keuze voor licht of donker en, tijdens het maken van een CV vanaf nul, je antwoorden staan in je browser, niet bij ons. Geen tracking, geen advertentiecookies, geen cookiebanner nodig.

10. Je rechten

Je kunt je account en al je gegevens zelf verwijderen op je accountpagina. Analyses, CV’s, brieven, foto’s en gespreksvoorbereidingen verdwijnen direct; betalingen bewaren we zeven jaar zonder naam of e-mailadres, omdat de Belastingdienst dat vraagt. Je ontvangt een bevestiging per e-mail.

Je kunt je gegevens ook inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, en bezwaar maken tegen verwerking. Mail naar info@cvoordeel.nl; we reageren binnen een maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Als we deze verklaring aanpassen, zetten we de nieuwe datum bovenaan. Bij ingrijpende wijzigingen laten we het weten op de site.